隨著信息現(xiàn)代化的迅猛發(fā)展，人們往日的紙上辦公模式已基本上演化為電子文檔的模式。由于企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)一般是“職能部門制”，這就造成各類文檔大多碎片式散落于各部門員工的電腦及U盤等移動存儲設(shè)備中，而部門間的壁壘又使文檔無法實(shí)現(xiàn)有效共享，最終使得企業(yè)的知識資產(chǎn)被員工“私有化”。一旦遭遇員工離職，百分之九十員工都會刪除文檔，或帶走商業(yè)文檔，由于歷史工作過程及各類重要工作文檔難以得到完整傳承，企業(yè)的知識資產(chǎn)還是會面臨流失的威脅。

商業(yè)秘密對企業(yè)的重要程度不言而喻，在萬眾創(chuàng)業(yè)的時(shí)代，內(nèi)部人員違規(guī)和離職帶走商業(yè)秘密等案件屢見報(bào)端，而隨著信息化程度的提高，越來越多的商業(yè)秘密安全事件都與電子文檔數(shù)據(jù)等企業(yè)知識資產(chǎn)類息息相關(guān)。與其在事后花費(fèi)巨大的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行取證和追償，遠(yuǎn)不如提前做好內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控，從源頭把好企業(yè)知識資產(chǎn)安全關(guān)。

1、所有文檔集中歸檔，知識資產(chǎn)永久沉淀

不論規(guī)模大小，每個企業(yè)都有自己的核心競爭力，如產(chǎn)品的策劃案、設(shè)計(jì)稿、專利、技術(shù)特點(diǎn)、企業(yè)研究成果、商務(wù)合作、管理經(jīng)驗(yàn)和客戶資源等知識資產(chǎn)。通常，此類資料又都以電子文檔形式散落于不同員工的手中。鑫朗企業(yè)云盤能按照組織架構(gòu)快速搭建企業(yè)文檔目錄，每個員工的工作成果、散落的知識財(cái)富都將集中存儲于云端，方便統(tǒng)一管控。

所有刪除的文檔自動保留在回收站，方便隨時(shí)預(yù)覽或還原，同時(shí)鑫朗企業(yè)云盤后臺還設(shè)有企業(yè)二級回收站；若員工離職，刪除本地電腦上重要數(shù)據(jù)，鑫朗企業(yè)云盤有一套智能無感知備份員工電腦數(shù)據(jù)到服務(wù)器，刪除都可以恢復(fù)。一系列走心的功能設(shè)置，確保了企業(yè)文檔數(shù)據(jù)的安全和知識資產(chǎn)的永久沉淀。

2、文檔權(quán)限逐級賦權(quán)，最高管理者一掌全控

隨著行業(yè)需求的不斷提升，對于一個真正的文檔安全管理系統(tǒng)來說，簡單的加密、解密早已成為最基本的功能，關(guān)鍵是它要能夠針對不同的使用者提供不同的訪問權(quán)限，什么人看那些文件，什么文件有哪些訪問權(quán)限等，完善地記錄受保護(hù)文檔的使用痕跡。只有進(jìn)行全方位的管理與保護(hù)，才能實(shí)現(xiàn)最安全的文檔保護(hù)。

針對企業(yè)的此類實(shí)際需求，鑫朗企業(yè)云盤為文檔設(shè)置了可能需要針對不同級別的員工，對文檔擁有不同的操作權(quán)限。即有些員工只能閱讀文件名稱，看不了內(nèi)容，員工即有編輯文檔的權(quán)限，但是文檔還是不能拿走，控制，截圖，另存，下載，打印等泄密

3、個性化加密分享外發(fā)文件，規(guī)避文檔泄密風(fēng)險(xiǎn)

在實(shí)際工作中，總是免不了要進(jìn)行各種文檔的對外分發(fā)，如給客戶的策劃案、設(shè)計(jì)稿等。傳統(tǒng)的方式大多是采用郵件或者微信、QQ等社交工具進(jìn)行發(fā)送，一方面容易造成信息傳遞的不及時(shí)，另一方面也易造成企業(yè)商業(yè)秘密的外泄。鑫朗企業(yè)云盤集成外發(fā)軟件辦公的對外發(fā)布功能，所有外發(fā)文件都是經(jīng)過制作成加密的形式，還可限定查閱次數(shù)及時(shí)間過期自動銷毀等，對文檔查閱情況進(jìn)行自動記錄追蹤，確保文檔分發(fā)過程中有跡可循，能最大程度規(guī)避和降低文檔外傳過程中的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

相關(guān)業(yè)內(nèi)人士表示：“知識就是財(cái)富”，對于廣大企業(yè)而言，守住了知識資產(chǎn)就等于守住了企業(yè)生命線，而“防患于未然”永遠(yuǎn)比“亡羊補(bǔ)牢”更經(jīng)濟(jì)。鑫朗企業(yè)云盤為您的企業(yè)數(shù)據(jù)保駕護(hù)航提供完美的解決方案。